Historia
Liker y Morgan decía de Toyota que la principal característica o fortaleza que sus competidores deben temer es su asombrosa capacidad de aprender [1], cuando se habla de Toyota Production System (TPS) sucede algo interesante y es que son personas fuera de Toyota quienes bautizan las herramientas y sistemas, esta visión fotográfica de algo en crecimiento hace imposible tener definiciones precisas y Pokayoke como parte del TPS no podía ser la excepción. ¿Fue un criterio?, ¿un sistema?, ¿una herramienta? o algo que se empezó a hacer, dar buenos resultados y que se fue desplegando poco a poco en toda la empresa, cómo el Kaizen, de hecho el pilar Jidoka [Autonomación] del TPS que sienta las bases de Pokayoke fue introducido en 1900 por Sakichi Toyoda, mucho antes que naciera el concepto.
La historia del nacimiento del pokayoke se remonta a 1961 cuando Shigeo Shingo visitó la planta eléctrica de Yamada en Japón, esta planta tenía problemas con el ensamble de dos resortes en un interruptor, el operador tomaba los resortes de una caja llena de resortes y luego no sabía si los había ensamblado o no, la solución fue que previo al ensamble se colocarán 2 resortes en una pequeña bandeja en frente del operador (Fig. 1), al terminar el ensamble, si quedaban los resortes en la bandeja -por sentido común – se concluía que no los había ensamblado y con este sencillo Pokayoke los errores se redujeron [2].
Fig. 1: Caja de resortes Pokayoke vs Caja sin Pokayoke
Inicialmente Shingo denominó al concepto como “Baka Yoke”, baka significa tonto y yokeru evitar, traducido al español sería algo así como “evitar tontos” pero el significado era “caza tontos”, el término le ocasionó varios problemas con los operadores que tomaron el concepto como irrespetuoso por lo cual modificó el término por Pokayoke, como actualmente se le conoce.
Definición
De las muchas definiciones de Pokayoke que se pueden encontrar podemos mencionar un par, Fisher y Robinson, “es un concepto, aplicación de mecanismos simples, metodología, dispositivo de advertencia o control que involucra la prevención, detección, eliminación y corrección de errores en su origen, asegurando que ningún defecto llegue al cliente final” [3][4], por otra parte Tsou, “utiliza dispositivos en los equipos de proceso para proporcionar una inspección del 100 % y prevenir causas que resulten en defectos” [5].
Pero como todo principio, técnica o sistema de TPS, sólo la descripción y definición no son suficientes, tiene que estar alineado con una filosofía o principio, en el libro “Poka-yoke, mejorando la calidad del producto, evitando los defectos, define pokayoke como “una técnica para evitar simples errores humanos en el trabajo” pero “que reposa en respetar la inteligencia del trabajador, asumiendo que las tareas repetitivas dependen de la memoria, el pokayoke libera el tiempo del trabajador para que se dedique a actividades más creativas y que añaden valor”.[6]
Shingo propuso 2 factores que generan los errores en producción,
· A veces olvidamos cosas.
· A veces también olvidamos que hemos olvidado algo.
A su vez, esto se complementa con segundo principio, pero esta vez de TPS:
· Las personas cometen errores, son inevitables.
· Los procesos (sistemas /mecanismos) no cometen errores, un proceso correcto elimina errores humanos.
Entonces un buen Pokayoke sería «algo» que elimine el 100% de los errores humanos haciendo imposible cometerlos y para eso necesita controlar el olvido de: un procedimiento, un entrenamiento, un estándar, una revisión de insumo, una instrucción de trabajo, educación básica, una anormalidad, etc., analicemos sólo el primer ejemplo: olvido de un procedimiento, si creamos un pokayoke que recuerde durante el proceso lo que el ejecutor debe hacer los errores por este criterio se eliminarían y así podríamos seguir con los otros.
El pokayoke tiene 3 características
· Inspección en la fuente, es decir que el mismo proceso elimine los factores que pueden ocasionar un error.
· Inspección al 100% de defectos luego de elaborado el producto
· Acción inmediata de parar el proceso de producción al detectar un error.
Estadística
Pokayoke propone una revisión del 100% de los productos en lugar de una inspección al muestreo, para esto el costo de la inspección debe ser muy económico o estar incluído dentro del proceso mismo de producción del bien o servicio, calidad del producto desde el proceso. El criterio en que se sustenta esto pasa por decidir el porcentaje de errores aceptable, ¿es aceptable tener un 1% de productos con defectos producidos? cuando somos una organización que tiene un enfoque de dentro para fuera un porcentaje «bajo» de defectos es aceptable, pero que pasa cuando somos una organización con un enfoque de fuera para dentro, ¿es aceptable ese 1% que para el cliente represente el 100% del producto adquirido?, obviamente sería inaceptable, por lo tanto la revisión al 100% no es un tema de discusión para una organización del segundo grupo, nuevamente la filosofía o principio alineados con las herramientas.
Adicionalmente a las definiciones y conceptos revisandos, propongo un complemento:
“Un pokayoke debe servir para que realizar una actividad en forma correcta, sea más fácil de hacer que de forma incorrecta”.
La frase la derivo de un principio de TPS, el proceso buscará la forma de ejecutar que sea más fácil, como el cauce de un río pasará por las zonas dónde sea más fácil fluir o tenga menos trabas, busca en la naturaleza y encontraras las respuestas, además siempre tomar en cuenta que la actividad «pokayokizada» es por principio beneficiosa para el cliente, para el colaborador y para la sociedad, cumpliendo con los 3 principios de Sumitomo [7].
Aplicación
Un ejemplo de aplicación puede ser el proceso de ensamble de piezas de metal para motor de auto, donde el colaborador realiza varias tareas como taladrar, pulir, atornillar y acoplar piezas, limpieza y barnizado pasando por varias estaciones de trabajo.
Antes de la mejora
Algunos ítems pasaban a la siguiente estación con piezas faltantes, pintados sin haber sido previamente limpiados y falta de agujeros para acoplar piezas (Fig 2).
Fig. 2: Proceso ensamble sin pokayokes
Después de mejora
Se colocaron sólo las piezas necesarias para cada tipo de motor en la estación de ensamble, contadores de uso para el equipo de limpieza, detector de agujeros, se interconectaron todas las estaciones para prevenir colas de espera con semáforos y se controla la secuencia de las actividades de manera que el operador no olvide realizar una actividad (Fig. 3).
Fig. 3: Proceso ensamble mejorado
La aplicación de pokayokes por lo general se han circunscrito al mundo de la manufactura física, pero son totalmente aplicables a la generación de servicios digitales, no debemos olvidar que el origen del pokayoke es evitar que las personas olviden algo (conocimiento), el olvido genera errores, los errores defectos de producción, lo bueno es que estos errores pueden evitarse en la ejecución, controlarse o detenerse al terminar, sólo hay que extrapolar los pokayokes físicos para aplicarlo en procesos digitales, por ejemplo un Proceso Automatizado con un Business Process Management System (PDA en inglés) es de por si un pokayoke que controla la secuencia de actividades a realizarse, tal como en el ejemplo anterior, pasar de un #gemba_físico a un #gemba_digital es sólo un cambio de mindset y uno de las formas mas sencillas de crear gembas digitales para procesos de servicios o digitalizar gembas fisicos es mediante el uso de los Business Process Management System (BPMS), volver explicito el conocimiento tácito permaneciendo intangible o hacerlo tangible en un mundo digital.
Bibliografía
[1] Wroblewski,M., Villafuerte, J.,Miller, J., (2013) «Creating a Kaizen Culture: Align the Organization, Achieve Breakthrough Results, and Sustain the Gain»
[2] Lazarevic M., Mandic J, Sremcev M, Vukelic D., Debevec M., (2019) “A Systematic Literature Review of Poka-Yoke and Novel Approach to Theoretical Aspects”
[3] Fisher, M. (1999). “Process improvement by pokayoke”. Work Study, vol. 48, no. 7, p. 264-266,
[4]Robinson, H. (1997). “Using Poka-Yoke techniques for early defect detection”. 6th International Conference on Software Testing Analysis and Review, p. 1-12.
[5] Tsou, J.-C., Chen, W.-J. (2008). “The impact of preventive activities on the economics of production systems: Modeling and application. Applied Mathematical Modelling”, vol. 32, no. 6, p. 1056-1065,
[6] Shimbun, N. (1989). “Poka-yoke: Improving product quality by preventing defects”. Productivity Press, Portland
[7]Kimura, K. (2019). “TPM Volume-9 Mantenimiento Preventivo Total”